Согласование документа | IT Audit: Управление документами
Настройка списка согласующих лиц
При создании документа автоматически формируется список согласующих лиц. Настройка списка согласующих лиц производится в рарезе видов документов. Например, по договору поставки оборудования в состав согласующих лиц могут быть включены одни сотрудники, а по договору подряда - другие сотрудники. Сформированный по умолчанию список согласующих лиц может быть изменен по конкретному создаваемому документу.
Направление документа на согласование
При завершении создания документа согласующим лицам автоматически направляются уведомления о необходимости согласования документа. В качестве индикатора направления уведомления в правой части строки состояния (область, где расположены часы) выводится всплывающее сообщение.
Направленные уведомление о необходимости согласования документа систематизируются в Журнале уведомлений. Ознакомившись с полученным уведомлением, согласующее лицо переходит на согласуемый документ.
Согласование документа
После получения уведомления о направлении документа на согласование согласующее лицо открывает согласуемый документ. В ходе согласования условий документа согласующее лицо имеет возможность документировать свои замечания и предложения. Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в базе данных программы и могут быть сформированы в виде отчета согласующего лица.
По результатам ознакомления с проектом договора согласующее лицо устанавливают одну из следующих резолюций: согласовано, требует доработки, отклонено. При необходимости направления документа на доработку устанавливается стадия документа "требует доработки".
По результатам доработки документа он направляется на повторное согласование. Если по результатам согласования документа отсутствуют замечания, препятствующие его подписанию, по результатам утверждения результатов согласования документа основным согласующим лицом документ автоматически направляется на подписание.
Формирование версий файлов согласованного документа
После утверждения результата согласования документа в программе создается версия согласованного документа каждым согласующим лицом
Согласование документов | Функционал модуля
|
|
| Функционал модуля | ... |
| настройка списка согласующих лиц |
согласование документов
|
| направление уведомлений согласующим лицам |
согласование документов
|
| ведение протокола замечаний и предложений по согласуемым документам |
согласование документов
|
| формирование версий файлов с согласованным текстом документа по каждому согласующему лицу |
согласование документов
|
Загрузить демонстрационный ролик Согласование документа (2,5 mb)
|