Журнал документов

Журнал документов | Регистрация документов Демонстрационный ролик (Flash)

Регистрация документов | Журнал документов

В программе могут быть созданы любые группы документов (например, договоры, приказы и т.д.) и соответствующие им виды документов (например, договор поставки, договор подряда). Созданные в программе документы систематизируются в Журнале документов.

Внесение документов | Журнал документов

В программу документы могут быть внесены несколькими способами:

• создание документа (файл Microsoft Word) непосредственно в программе. При создании документа будут заполнены объекты документа (реквизиты компании, контрагента, формулировка документа и т.д.);
• прикрепление уже подготовленного файла документа, в том числе и отсканированного документа.

Настройка зависимости между документами | Журнал документов

В рамках заключенного договора может быть подписано несколько дополнительных соглашений или заключен договор с субподрядчиком. Договоры, включающие как основной договор, так и все заключенные дополнительные соглашения, рассматриваются как связанные документы и отображаются в виде иерархической структуры.

Пример. Строительной организацией (подрядчик) с заказчиком заключен договор генерального подряда. В рамках выполнения договора генерального подряда, подрядчиком заключен договор с субподрядчиком. Приведенные договорные отношения сторон в программе могут быть представлены в виде следующей схемы.

Данная зависимость может быть установлена при создании документа автоматически (например, при создании дополнительного соглашения к договору), так и в последующем при сопоставлении уже внесенных документов в Журнал документов.

Направление уведомлений об окончании срока действия договора | Журнал документов

За несколько дней до истечение срока действия договора ответственное за исполнение договора лицо получит уведомление об окончании срока действия договора.

Поиск документов | Журнал документов

По внесенным в Журнал документов документам производится поиск необходимого документа. Поиск документа может производиться по многочисленным параметрам, например:

• дата создания документа;
• наименование документа;
• наименование контрагента, с которым заключен договор;
• договоры, имеющие просрочку исполнения;
• ответственный исполнитель по документу;
• окончание срока действия документа;
• сотрудники, участвующие в подписании документа;
• стадия документа (подготовка, согласование, подписание и т.д.).

Формирование отчетов | Журнал документов

По содержащимся в программе документам формируются различные отчеты. Например, может быть подготовлен отчет, содержащий условия заключенного договора (например, условия перехода права собственности по заключенным договорам).

Журнал документов | Функционал модуля

Функционал модуля	...
внесение созданных документов в Журнал документов	журнал документов
настройка зависимости между документами	журнал документов
поиск документов в Журнале документов	журнал документов
формирование отчетов по документам	журнал документов

Загрузить демонстрационный ролик Журнал документов | Создание документов (1,9 mb)